事務職に必要なスキルや能力・資格は?事務職に採用されやすい人とは?

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どのような仕事においても、採用されやすいスキルや能力、そして資格というものがあります。

これは事務職も同様です。

特に事務職はさまざまな理由から、採用されるのはかなり難しいです。
このことに関しては以下の記事をご覧いただければと思います。

「事務職って楽そう?」とお考えの人に読んでほしい心構え
「事務職楽そうだからとりあえず受けてみよっと☆」という方に是非読んでいただきたいです。事務職への覚悟を記しています。

上の記事では「採用のために就活対策をしっかりしましょう」的なことを書かせていただきました。

この就活対策と言うのは、何も書類や面接の受け答えだけではありません。
自分の能力を客観的に見るという、自己分析も大切なのです。

自己分析をしていくと、自分にどんな能力があり、どんなスキルがあるのかが見えてきます。

ではタイトルどおり、事務職では経験以外でどんな能力やスキル、資格を持っている人が採用されやすいでしょうか?
(なお経験者は圧倒的に採用されやすいです。これに関しては経験者について書いた別記事をご覧ください。)

今回の記事の内容である「事務職に必要なスキル」は、転職希望者が一番知りたいところでもあり、ある意味永遠のテーマでもあります。

これを言い換えると、「採用されるためにはどんな能力が必要か?」「事務職として会社側が欲しい人材とは」とも言えます。

どんな仕事にも共通して言えることですが、事務職で必要な能力と言えば正確性や確実性、コツコツと作業をこなすことができる継続性、そして作業の効率性や仕事の優先順位づけ、遂行力などなど…数えればたくさんありますね。

 

事務職というより仕事において重要な「対人能力」

報連相を大切に

一番大事なのは対人能力、つまり「コミュニケーション力」でしょう。
といっても、わいわい楽しくやれることだけがコミュニケーション力ではありません。

まず大事なのは「報・連・相(報告・連絡・相談)」がきちんとできるということです。
事務職、というより仕事において重要な要素でしょう。
報告や連絡、そして相談をするということは仕事で欠かすことはできません。

明るさも大事

そしてもうひとつ、明るさや愛想の良さなど、暗く見えないことも重要です。

以前指導させていただいた方に「人と接することが少ないから事務職を希望」といった方がみえましたが、大きな間違いと言えます。
人と接しないことを希望するのなら、個室で黙々と行える検査等を希望された方が無難です。

事務職の方は、下手するとその存在だけで事務所内の雰囲気をそのまま作っていくということも考えられます。

ですから、どれだけ優れた能力、資格、経験やスキルを持っていても、怖そうだとか暗そうだとか、または愛想がなく会話のキャッチボールが難しいだろうなどと判断された時点で不採用は確実でしょう。

チームワーク(連携)によるバランス感覚が必要

事務職は、事務所内で毎日のように、同じ人と顔を合わせて仕事をする必要があります。

自分の意見だけを押し通すなど、我の強い人は事務職としてやっていくには厳しいかも知れません。

愛想の良さは上にも書きましたが、それに加えて柔軟に相手の意見を取り入れるだとか、周りと協力をして仕事をしていく必要があります。
結果そうすることにより仕事をフォローしてもらえたり、逆にこちらからフォローしたりなどもしやすくなるでしょう。

他にも、わからない点は他の部署の方に確認をするなどのコミュニケーションや、営業さんの愚痴を聞いたりといったことも必要かも知れません。

潤滑油などとよく言われますが、まさしくそんな役割が求められるでしょう。

また、同じ事務職の人は大抵が女性です。
そのため、特に女性同士の付き合いが増えてきますので、女性が苦手というだけでも事務職は難しいと言えます。

 

採用されるために一番大事なのは「この人と働いてみたい」「事務所に置いておきたい」と思われるかどうかだと思います。

結局そう思われるのは、その人が持つ雰囲気だったり愛想の良さ、そして受け答えの良さだと思います。

特に一般事務であれば、電話応対や来客応対などが業務に盛り込まれている会社が多いため、会社の顔になり得ることがあります。
ですから、暗い人物やきつい(あるいはきつそう見える)人物を採用したいと思うかどうかは…難しいところでしょう。

心がけることとしては、面接時に明るい雰囲気ではきはきと答えること、質問されたら必ず「はい」と返事をし、言い終わったら「以上です」などとメリハリをつけることが大事でしょう。

詳しくは面接の心得等の記事で。

事務職における電話応対や対人に関して

電話応対が苦手、できればしたくないとおっしゃっていた方が一般事務を希望していたなんてこともありましたが、一般事務で電話応対がない会社などほぼありません。

これはある程度、諦めるしかありません。
電話応対が嫌ならば現場作業や検査業務・調理など、電話を取らなくても良い仕事に就くべきです。

同じような理由で対人が苦手なので経理事務を希望…なんて方もいらっしゃいましたが、経理だっていろんな人とコミュニケーションを取っていくことが必要です。

経理は黙々とやっていればよいというイメージなのでしょうか。

少し考えが甘いと言わざるをえません。

 

事務職は特に「正確性」が重要

上記でもさらっと触れましたが、正確性は仕事では不可欠なの要素です。

特に事務職は細かい作業が必要になります。
そして何より「出来て当然」の空気があります。

ですので、正確性は外せないでしょう。

以前製造業で勤めており、不良品を出さなかった…という方はこれらからミスがないことをアピールしてもいいですし、医療系であれば人の命に係わることなのでミスは許されませんでした、などとアピールするのもありでしょう。

ですが、重要がゆえにみんなが正確性というアピールをしてくる可能性がありますので、少しでもオリジナリティあふれるエピソードを付け加えて差別化を図るべきです。

 

休まず長く働けることも重要

どれだけすぐれた能力を持っていても、愛想がよくても、しょっちゅう休む方は必要ありません。

一度でも社会人を経験している方にこんなことは説明不要だと思います。
別にずる休みや体調不良だけが欠勤の可能性ではありません。

お子さんの体調が悪く病院に連れて行かなければならない、行事があるので出席しなければならないなど、お子さんのために休まざるを得ない可能性もあります。

ですから、そのようなことで休んでしまうような方はちょっとお断り…ということになります。

特に中小企業は、事務職が1人しかおらず休まれると困るというような会社も多いです。
会社側が休まない人材を欲するのは、ごく自然の成り行きだと思います。

パートでも休まれると厳しいですが、正社員よりは採用の目があります。
そのため、無理に正社員一本狙いをするのではなく、パートから経験を積んで…など、就職活動の計画を見直してみるのも手かも知れません。

 

他にもさまざまな要素が…

資格は当然必要になってくることもありますし、特に事務職であればパソコンなんかは使えなきゃまずいでしょう。

資格予備校勤務経験の筆者が語る、事務職への就職に有利なおすすめ資格
パソコンや簿記の資格があると有利って何となくは聞いたことあるけど…資格予備校勤務経験の筆者が本音でそれらをずばり斬る!

さらに資格を取ったとしても、あなたの通勤可能範囲でその資格を活かせる会社が果たしてどれだけあるか?も重要です。

ちょっと待て、その資格取得は事務職への転職に本当に必要?有利?
資格はどのような雇用形態でも、どのような家庭環境でも、そしてどのような場所にお住まいでも役に立つわけではありません。

上記2つの記事は相反する内容とも言えますが、資格主義の方と資格をお持ちでない方に是非お読みいただきたい内容です。

 

最終的には「縁」である

何だかんだ言って採用の決め手は、ずばり「縁」です(笑)

結局は人事担当や会社との相性です。
人事(会社側)が気に入れば採用ですし、気に入らなければ不採用です。

休まない人材が欲しいと言っても、お子さん関係で休んでも大丈夫と言ってくれるありがたい会社もゼロではありません。
そういう会社に巡り合う可能性だってあります。

それらをひっくるめて「縁」なのです。

そんなこと言ったら身もふたもないでしょ、とお怒りの方もおられるかも知れませんが、その「縁」を少しでも手繰り寄せる確率を高めるために色々な就活対策を練っていく、ということになりますね。

 

終わりに

事務職に必要な能力やスキルは…

  • 対人能力
  • 正確性
  • 休まず長く働ける
  • 他にもパソコンスキル
  • 最終的には「縁」?!

が必要です。

縁に関しては待っててもやってきません。
縁をつかむために色々な努力が必要です。

またこれをお読みで事務職の経験がない方は、未経験者なりに就職活動を戦っていくために重要な要素をまとめた記事もありますので、あわせてご覧ください。

【▼関連記事が下にありますので、よろしければ是非ご覧ください。】

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