求人票にハッキリ書いて!事務職でパソコン(Word・Excel)はどこまでできればいい? | ジムテン <事務職転職お助けサイト>

求人票にハッキリ書いて!事務職でパソコン(Word・Excel)はどこまでできればいい?

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今や大抵の求人票の応募条件に「パソコンが使える方」「Word・Excelが使える方」「Word・Excel初級レベルの方」などと、パソコンスキルを求める文言が書かれています。

この「使える方」とか「初級レベルの方」という表現が意外とクセ者で、一体どこまで使えれば「使える」あるいは「初級レベル」に該当するのか、という基準がわかりません。

この記事では「実際パソコン(WordやExcel)ってどの程度使えれば良いのかわからない」方への参考にしていただけるよう、具体的な機能名やシチュエーションなども交えてお伝えしていきます。

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「パソコンが使える」基準が不透明なのは企業の応募要件のせい

自己申告と企業のイメージのギャップ

表に数字を入力するだけという簡単な作業でも、その人がパソコンを「使える」と断言すれば自己申告では「使える方」という位置づけになります(実際はそんな人は間違いなく「使えない人」ですけど)。

または割とバリバリ使いこなせる人でも謙虚に「使えない」と宣言すれば、自己申告では「使えない人」になります(実際はもちろん「使える人」でしょう)。

仮に面接官が自己申告を信用して雇った後に、実は申告と違う…なんてこともあり得るわけです。

謙虚だったパターンならまだ良いですが、自信があるという申告の方でいざ蓋を開けたら全然使えません、の方がかなりやっかいです。

また「初級レベルの方」という表現では、その企業で日常的に使用している機能が使えれば「われわれ(企業)がいつも使ってる機能だからこれくらい初級でしょ」という感じで初級と判断していたりすることもあります。

実際にパソコンに詳しい人が見たらそれがとんでもないマニアックな機能だった、なんて話もあります。

しかし応募側はそんなことは知る由もなく、Wordに文字が打てるとか文字の装飾ができれば初級だろうとか、Excelで簡単な四則演算の計算式が組み立てられれば初級だろうなどと、思い思いの認識をして応募をしていくでしょう。
あるいは根本的に「初級」がどの程度を指すのか全然見当もつかなかったりすることもあります。

このように、応募者と企業側では認識に大きなズレがあることがあります。

では、そのギャップを埋めるには?

このようなことを防ぐにはまず、資格を取得してスキルを目に見える形で証明するのが一番でしょう。

ですが、パソコン(Word・Excel)の資格試験は非常に種類が多く、どの検定試験を取得するのが良いのか一般的に広く知られていないということが資格の取得を躊躇させ、そして「使える人」「初級レベル」の基準をさらにあいまいにしています。

また、パソコンの資格試験はそろばんや英検・漢検などに見られる「級」としての表記をしている資格が少ないということも取得を迷わせる原因でしょう(一応日商PC検定P検という検定試験が級制度を取ってはいますが)。

当サイトでは一応おすすめのパソコン試験についての記事を書いておりますので、何を取れば良いのかはそちらをご覧ください。

ただ気を付けたいのは、資格を取得することは「使えるようになる」というよりもあくまで「今まで応募できなかった企業に応募が出来る挑戦権を得られる」という要素の方が大きいため、過信は禁物です。

自分も若いときに経験がありますが、やはり資格を取ることではなく、その資格を取得する過程で得た知識や技術を実務で有効に活かせるのかが最も大切です。

以下からは、資格の勉強範囲は置いておき、実際に使えると良いでしょうという機能をざっくりとご紹介していきます。

パソコン全般で必要な技術

電源の入れ方、消し方やマウス操作などの当たり前すぎるところはもちろんですが、他にもファイルのコピーや移動、ファイルの名前変更(リネーム)、ネットの基本的な使い方(主に検索とメールのやり取りくらいは最低限として事務業務に必要と思われます。

他にもあげるとすると、文字種の変更の仕方(ひらがなorアルファベット)や変換方法は知らないとまずいでしょう。

ちなみに上記で挙げたものがほとんどわからないという場合は、素直にパソコン教室や職業訓練等でパソコンの基礎知識を学ばれることを強く推奨します。

Word(ワープロソフト)で必要な技術

Wordはそもそも上手に使用できている方が少ないのが現状ですが、理由はいくつかあります。
これに関しては、以下の記事に書いております。

事務職のみならず、仕事でExcelの必要性を感じている人は多いですが、Wordの必要性を感じている人は少ないです。「仕事でほとんど使ったことない」からだそうですが、一体なぜでしょう?

ではそんな必要とされている企業がExcelに比べるとやや少ないWordですが、どのような用途に使われるかというところから見ていきます。

用途

文書作成というカテゴリに位置付けられていますので、社内文書・社外文書(送付状やFAX送信状)などにメインに使われます。

またお便りや手紙作成などで、顧客獲得のためのツールに使われることもあります。

他にもチラシやポップ、メニューなどにも使われるなど、こう見ると意外と幅広いです。

使えると良い機能

内容的なもの

文字を太字や斜体にする、アンダーラインを引く、色変更などまさにワープロというような超基本的な機能は当然として、ごく簡単な表作成イラスト(クリップアート)や図形の挿入および簡単な編集くらいは必要になります。

他にも、様々な取引先や顧客に封筒で書類を郵送するような必要がある会社であれば、差し込み印刷という、封筒・ラベル作成の機能の知識は必須でしょう(しかもこの差し込み印刷はExcelの知識が若干必要です)。
実際にこの機能は多くの企業で重宝されます。

設定的なもの

ページ設定(1ページにおける行数設定や余白設定)はできるようにしておきたいところです。

他にも、右寄せや中央揃えなどの、行内の文字の位置を決める機能も抑えておきましょう。

機能以外にも知っておくと良いこと

ビジネス文書における基礎知識やルール(頭語・結語、時候の挨拶など)は一般常識として蓄えておいてください。

まあ今の時代ネットで調べられますが…さすがに知らないのは一般常識としてまずいと思います(笑)

Excel(表計算ソフト)で必要な技術

上記Wordを使えない方が多い代わりに、Excelの使用頻度は極めて高いです。

たまに「Excelを使える方」という、Excelの知識だけを求めている企業もあります。
それが正しいのかどうかは別のお話ですが(笑)

用途

やはりExcelの醍醐味は計算をさせることなので、見積書・請求書といった書類の他に、在庫
管理や顧客名簿など、数字が絡むような用途に使われます。

または特に計算させる用途ではなくとも、最初からマス目状になっていることから、表形式の文書を作りたいときなどにも重宝されます。

とにかく使い勝手の良さから、データ入力に限らず大抵の文書もExcelで済まされてしまうことが多いです。

正直、用途は挙げていけばキリがありません。

使えると良い機能

以下、何を言っているのかほとんどわからないようであれば確実にパソコン教室や職業訓練など、どこかで習っておくべきです。

内容・設定的なもの

マス(セル)の色変更や罫線を引くなどの書式設定、四則演算、SUMやAVERAGE関数などは最低限抑えなくてはなりません。

そして計算式や関数を使う際に欠かせない、オートフィル機能や絶対参照という概念は知っておかないとExcelは「使えない」レベルでしょう。

他にもExcelを語るうえで欠かせないのはグラフ作成です。
グラフの使用頻度は比較的多いですが、意外と苦手な人が多いです。
(※苦手な方は大抵、グラフ作成の際の正しい範囲指定の仕方をご存じないケースが大半ですので、どこかのグラフ作成の解説サイトをご覧いただければすぐに解決します。)

そしてデータベース(データの固まり)操作という面では、オートフィルタや並べ替えの機能は知っておかなければなりません。

高度なことをやらされる会社ですと、クロス集計(ピボットテーブル)やVLOOKUP関数の使いこなしが求められます。
ピボットテーブルはまだしも、VLOOKUP関数は割と良く使われます。

概要的なもの(Wordとの違い)

半角数字の重要性(計算に使用できるから)、ページ設定と印刷範囲の概念、そして印刷プレビューと印刷物の関係(画面通りに出力されないことが多い)は知っておいた方が良いでしょう。

その他、表示形式(セルの中身と画面に見えているものが違う)というものが存在することは抑えておくべきです。

表示形式ついでに言うと、カンマ・パーセンテージ・通貨形式あたりの表示形式の設定の仕方も必要になってきます。

機能以外にも知っておくと良いこと

割合・達成率・構成比あたりの計算式などを知らないと、四則演算のやり方を機能として知っていても数字を出すことができませんよね。

ずばり、算数の基本が必要になるケースもあるということです。

終わりに

この記事を書いていて思ったのが、初心者お断り的な空気をふんだんに出している記事になったなーということですが、この記事に書かれている内容がちんぷんかんぷんではとても事務職でのパソコン操作は務まらないということです。

全部知っている必要は全くありませんが、最低でも挙げられている内容の半分くらいは知っておかないと厳しいかも知れませんので、くどいようですがどこかで習っておく方が早期就職への近道です。

【↓関連記事が下にありますので、よろしければ是非ご覧ください。】
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